Kontroll på avtal
och andra dokument 

Affärskritiska- och styrande dokument

Ordning på – och tillgång till – kritiska affärs- och bolagsdokument är grundläggande förutsättningar för bolag i alla stadier. Framför allt när det tex gäller kapitalanskaffning eller företagsförvärv. Det kan gälla:

• Styrande dokument
• Bolagets immateriella rättigheter
• Allmänna villkor och avtal
• Anställningsavtal
• Policys

Vi har gjort en checklista över viktiga och styrande dokument som är väsentliga för de allra flesta aktiebolag att ha på plats och som vi rekommenderar att de systematiseras och hanteras i INVONO One. Läs mer ➜

 

Behörighet team & medlemmar

Dokumentmodulen i INVONO One hjälper dig att skapa ordning. Dessutom är det enkelt att skapa och ge behörighet till olika team och medlemmar/användare. Både interna och externa.

• Styrelse
• Ledningsgrupp
• ISO-team
• Revisor
• Affärsområden
• HR-team
• DD-team

 

Dokument till aktieägare

Dokumentmodulen använder bolaget även för att delge aktieägare information. Här behöver man dock inte skapa ett Team utan bara ge klicka för Aktieägare för mapp och dokument.

Dokumentmodulen i INVONO One är lämplig att använda som Datarum när kon­fidentiell information ska delas mellan två parter. Det kan t ex gälla en riktad emission eller företagsköp.

 

Vilka funktioner behöver ni?

Erfarenhet visar att det används allt från dyra speciallösningar till allmänna molntjänster som Datarum. Det är viktigt att du/ni funderar över vilka funktioner ni behöver så ni inte skjuter under eller över målet. Dokumentmodulen i INVONO One är integrerad med de övriga modulerna men kan med fördel användas separat som datarum.

• Dokumentsäkerhet – Datakryptering, Avancerad behörighetshantering ned på individnivå. Läs mer INVONO One och Datasäkerhet ➞
• Åtkomstsäkerhet – Inloggning med BankID eller 2FA (Two-Factor Authentication), Individ kan vara kopplad till flera bolag/projekt
• Funktionalitet – Drag & Drop i bulk, Stödjer vanligt förekommande filformat, Dokumentfitrering, Avancerad sökning,
• Användarvänlighet – Intuitivt och konsekvent gränssnitt, lättförståeliga funktioner för både erfarna och oerfarna datarumsanvändare.

 

Gratis för obegränsat antal användare.

En annan viktig aspekt innan du väljer en tjänst för ditt Datarumsprojekt är tillgången till en gratis provversion. Vill du prova INVONO One skapar du ett personligt gratiskonto och startar sedan demobolag i INVONO One och provar på alla funktioner i 14 dagar. Därefter raderas det du gjort men du kan ändå fortsätta att prova.

Eller så registrerar du – som inloggad – ett Bolagskonto. Det är gratis att använda och du kan lägga till obegränsat antal användare/medlemmar. Läs mer om priser ➞

Dokumentmodulen i INVONO One är lämplig att använda för att samla och få kontroll över bolagets alla avtal. Därigenom minimeras onödiga kostnader som missade uppsägningar – eller förlängningar – av avtal kan innebära. INVONO One ökar också kontrollen och säkerhet kring avtal genom att varje behörig person loggar in med BankID eller 2FA (Two-Factor Authentication).

 

Med INVONO One som avtalssystem

• Överblick över ingångna avtal och när de löper ut.
• Webbportal som gör det enkelt att komma igång.
• Behörighetskontroll – vilka team/medlemmar har tillgång till vilka avtal.
• Dela dokument och samverka med t ex jurister, revisor och andra externa intressenter.
• Lägg upp och hantera fritt antal avtal med Drag and drop
• Skapa egna kategorier av avtal t ex; anställnings, kund-, leverantörs- och konsultavtal.
• Tilldela datum – giltighets-, förnyelse- och påminnelsedatum
• Skapa och tilldela avtalen egna taggar
• Kommentera och gör anteckningar kopplade till varje dokument.
• Avtalen är sökbara på olika typer av metadata – dokumenttyp, kategori, status, uppladdat av, behörighet team eller medlem.

Bolaget har full kontroll över medlemmar/användarna och vad de har behörighet till genom att tilldela dem Team och behörigheter. Även externa användare – t ex revisor – kan bjudas in som medlemmar och få säker tillgång till utvalda  dokument i INVONO One.

 

Team och medlemmar

Medlemmar är de personer som du i modulen Medlemshantering tilldelar Team  och behörigheter. Antalet användare är de som ligger till grund för bolagets månatliga betalning. De tre första är gratis. När du sedan väljer att bjuda in fler medlemmar betalar du månadsvis för grupper av medlemmar. Läs mer om priser ➞

Frågor och svar

Hur fungerar INVONO One när det gäller kontroll på avtal och dokument?

Du spar tid och får full kontroll på när era avtal går ut. Med INVONO One ställer du själv in hur långt i förväg du vill ha påminnelse. På så sätt minimeras de kostnader som missade datum kan leda till.

Vem ser vad med INVONO One?

Vem kan se vilket dokument? INVONO ONE möjliggör behörighetsstyrning på team (roll), mapp och individnivå – för varje fil. Använd vår fördefinierade eller skapa er egen uppsättning.