Viktig bolagsformalia

Listan är generell och tar inte hänsyn till de individuella krav som kan ställas på olika bolag beroende på deras verksamhet och storlek etc. Listan gör heller inte anspråk på att vara uttömmande utan är avsedd att fungera som en checklista för att uppfylla en lägstanivå som är relevant för i stort sett varje typ av aktiebolag. De dokument som är rödmarkerade ska finnas enligt lag.

 

Styrande dokument

• Registreringsbevis
• Bolagsordning
• Aktiebok med historik – hanteras i modulen Ägarskap i INVONO One
• Förteckning över personuppgiftsbehandling (lagkrav för i princip alla företag)
• Arbetsmiljöpolicy (om minst 10 anställda)
• Affärsplan
• VD-instruktion
• Attestinstruktion

 

Mötesprotokoll

• Protokoll ordinarie bolagsstämma
• Protokoll extra bolagsstämma
• Protokoll styrelsemöten (i kronologisk och numerisk ordning) – hanteras i Mötesmodulen i INVONO One

 

Avtal

• Aktieägaravtal – är egentligen inte ett bolagsavtal utan – som namnet antyder – ett avtal mellan ägarna. I praktiken kan aktieägaravtalet dock ha stor betydelse för verksamheten och det betraktas därför ofta som ett bolagsdokument.
• Anställnings-/konsultavtal för nyckelpersoner inklusive bestämmelser om sekretess, konkurrens och immateriella rättigheter
• Övriga för verksamheten väsentliga avtal (såsom kundavtal, sekretessavtal, hyresavtal, licensavtal, samarbetsavtal, leverantörsavtal osv.)

 

Rapporter

• Reviderade årsredovisningar inklusive fastställelseintyg
• Budget
• Balansräkning
• Resultaträkning

 

Verksamhetstillstånd

• Dokumentation avseende eventuell tillståndsplikt för bolagets verksamhet

 

Försäkring

• Försäkringsbrev verksamhetsförsäkring

 

Immateriella rättigheter/licenser

• Registreringsbevis för patent och/eller varumärken eller andra immateriella rättigheter om sådana rättigheter har registrerats
• Avtal avseende övertagande eller licensiering av immateriella rättigheter om sådana överenskommelser finns