Digital bolagsstämma

Om inte alla aktieägare är överens om något annat måste bolagsstämman enligt svensk lag hållas på en fysisk plats dit aktieägarna är välkomna för att delta i stämman, normalt den ort där styrelsen har sitt säte. Utöver detta kan deltagande vid bolagsstämman dock även tillåtas per telefon eller genom videokonferens eller liknande. Bolagsstämman leds då från det fysiska mötet som också tillgängliggörs digitalt för de som valt att delta via telefon eller video. Bolagsstämmor där både fysiskt och digitalt deltagande tillåts brukar kallas för hybridstämmor.
Med INVONO One genomför du både säkert och enkelt hybridsämmor.

Före stämman

Elektronisk kallelse
Bilagor digitalt tillgängliga
Elektronisk anmälan
Elektronisk fullmakt

Stämmodag/protokoll

Elektronisk identifiering
Elektronisk votering
E-signering protokoll
Distribution protokoll

Mötesmodulen i INVONO One kan redan idag användas för olika typer av digitaliserade möten. Styrelsemöten, ledningsgruppsmöten, informella möten eller mer formella möten. Men för att kunna genomföra en hybrid bolagsstämma med realtidsfunktioner har vi valt att utveckla modulen ytterligare.

Före bolagsstämman

Elektronisk kallelse

Privata bolag som har angett det i sin bolagsordning kan i de flesta fall kalla till bolagsstämma via e-post. För sådana bolag kan hela kallelseprocessen hanteras i systemet som innehåller både ett antal fördefinierade informationsfält samt möjlighet att komplettera med fritext och bilagor.

För bolag som måste förhålla sig till andra formaliakrav kring kallelsen fungerar den inbjudan som skickas ut från INVONO One i stället som ett komplement till den formella kallelsen genom att innehålla information om digitalt deltagande vid stämman m.m.

Från den information administratören fyller i genereras ett kallelse-/informationsmejl till aktieägarna som ger dem tillgång till en – för varje aktieägare unik – webbplattform för den specifika stämman.

 

Tillgång till dokumentation

De bilagor som har bifogats kallelsen – såsom förslag till dagordning och framlagda förslag – finns tillgängliga på den digitala stämmoplattform som varje aktieägare har tillgång till.

Här kan också sådana handlingar som – särskilt inför årsstämman – ska hållas tillgängliga för aktieägaren inför och under stämman läggas upp.

 

Elektronisk anmälan till stämman

För att bolaget ska kunna förbereda ett digitalt deltagande vid bolagsstämman inte bara för fysiska aktieägare utan även för sådana ägare som ska företrädas av någon annan behöver bolaget få viss information om deltagandet och deltagarna.

Varje aktieägare har tillgång till en privat stämmoplattform där ägaren kan administrera sitt eget deltagande i bolagsstämman. Här kan aktieägaren anmäla om hen avser att delta i stämman eller inte och även ange vem (dvs. vilken fysisk person) som ska företräda en aktieägare som är juridisk person vid stämman.

Det är även i stämmoplattformen som aktieägaren kan anmäla om hen tänker ha med sig biträden vid stämman och om de i så fall ska delta digitalt och behöver få information om hur det går till.

 

Elektronisk fullmakt

För de aktieägare som vill delta i stämman genom ombud kan även utställande av fullmakt hanteras digitalt direkt i stämmoplattformen.

Aktieägaren anger vem som ska företräda hen vid stämman och signerar fullmakten med BankID. INVONO One bjuder in ombudet till stämman via en egen stämmoplattform och kopplar ihop ombudet med den aktuella aktieägaren vid närvarokontroll och votering under stämman.

 

Fysisk, digital eller hybrid bolagsstämma?
Använd INVONO One!

Boka en demo eller skapa ett konto och börja redan idag.

Stämmodagen och protokoll

 Elektronisk identifiering

Bolagsstämman är aktieägarnas forum för att utöva inflytande över bolaget och det är viktigt att säkerställa vilka aktieägare som faktiskt deltar och som ska tas upp i röstlängden för stämman. Den som påstår sig vara en aktieägare – eller ett ombud för en aktieägare – på andra sidan en telefon- eller videolänk måste alltså kunna identifieras på ett säkert sätt med hjälp av digitala verktyg.

INVONO One kontrollerar deltagarnas identitet med hjälp av en unik verifieringskod samt BankID och skapar en preliminär röstlängd för stämman som ordföranden kan komplettera med uppgifter om deltagande vid den fysiska stämman. Systemet identifierar även företrädare för juridiska personer, ombud och biträden som närvarar digitalt vid bolagsstämman och kopplar ihop dem med de aktieägare som de representerar.

Elektronisk votering

För att beslutsfattandet vid en hybridstämma ska fungera praktiskt och med betryggande transparens måste det finnas digitala verktyg för votering och rösträkning. För att underlätta rösträkningen är det då lämpligast att även de som har kommit till den fysiska bolagsstämman röstar digitalt från stämmolokalen.

I INVONO One hanteras även votering via respektive aktieägares stämmoplattform. Eftersom aktieägaren kan använda antingen en dator med internetuppkoppling eller en smart telefon eller platta för att rösta via plattformen kan även de aktieägare som deltar fysiskt i stämman rösta digitalt.

Voteringsverktyget i INVONO One är direkt kopplat till den digitala röstlängden och sammanställer genast resultatet av omröstningen inklusive information om vilka som inte röstat överhuvudtaget och vilka som valt att lägga ned sin röst.

E-signering av protokollet

Efter stämman hanteras signeringen av protokollet enkelt direkt i tjänsten med hjälp av BankID. Om så önskas kan det signerade protokollet även distribueras till aktieägarna som då när det i sin stämmoplattform.

INVONO One

Digital Aktiebok, Styrelseportal eller Datarum? Du behöver inte välja. Alla moduler ingår och kan användas var för sig eller tillsammans. Du skapar enkelt ett bolagskonto som är gratis för tre personer att använda. Med ett bolagskonto kan du sedan skapa en digital aktiebok med obegränsat antal aktieägare i. Också det gratis!

Mitt Kontor ▿

Logga in med BankID och överblicka alla dina engagemang!

Möten ▿

Digitala funktioner för alla steg i styrelsens och ledningens mötesprocess.

Ägande ▿

Bolaget skapar en digital aktiebok och bjuder in aktieägarna att ta del av den och relevanta dokument.

Uppgifter ▿

Alla dina-, styrelsens- och teamets uppgifter på ett och samma ställe!

Dokument ▿

Datarum för avtal, rapporter, mötesmaterial och annan viktig dokumentation.

E-signering ▿

E-sinering av dokument och protokoll. Säkert, snabbt och enkelt.