Ja, om man saknar svenskt BankID så signerar man med en 4-siffrig kod som skickas till den mailadress man blivit inbjuden att e-signera med, det kallas tvåstegsauthetiering eller förkortat 2FA. Även signering med 2FA följer regelverket eIDAS och är accepterat av bl.a. svenska myndigheter.

På varje dokument så ser man tydligt vilka Team samt vilka Medlemmar som har behörighet att se dokumentet. Man kan även generera en rapport i Excel som visar vilka Team (Medlemmar) som har access till vilka Mappar i den dokumentstruktur man skapat.

Ja, aktieägarna behöver inte läggas till som Medlemmar utan man väljer bara att visa dokumentmappen och berörda dokument genom att kryssa för dessa tillval gällande aktieägare. Det är det smartaste sättet att kommunicera med aktieägare då de alltid hittar senaste information samt histrisk kommunikation via sin aktiedepå CapTable+.

En bra dokumentadministration handlar om att snabbt hitta rätt dokument, veta att det är den senaste versionen och att rätt personer har tillgång. I Invono One sker detta genom ett mappfritt system där sökbarhet, taggning och metadata ersätter traditionella strukturer. Inga dokument göms – allt är synligt och filtrerbart.

Utan en genomtänkt dokumenthantering riskerar organisationer att slösa tid, förlora viktig information och få säkerhetsbrister. Invono One löser detta med en plattform som förenklar, effektiviserar och stärker den interna kontrollen, oavsett hur många användare eller dokument det rör sig om.

Effektiv dokumentadministration i Invono One – Professionell, säker och framtidssäkrad

Vi har alla upplevt utmaningen: du döper ett dokument, sparar det i en mapp som känns logisk för stunden – men när du eller någon annan försöker hitta det tre månader senare, är det omöjligt att lokalisera.

I större arbetsgrupper eskalerar detta problem snabbt. Alla organiserar dokument på sitt eget sätt, och det leder ofta till dubbelarbete, förlorad information och intern frustration.

Invono One – Dokumentadministration utan mappar i mappar

I Invono One har vi löst detta genom att gå bort från traditionella mappstrukturer. Istället bygger vi på synlighet, filtrering och metadata. Alla dokument är synliga – ingen kan "gömma" ett dokument i undermappar. Det gör att du alltid vet vad som finns och kan hitta det du söker.

Du filtrerar enkelt dokumenten utifrån:

• Dokumentnamn

• Mappnamn

• Tags (sökord)

• Uppladdare

• Signeringsstatus

• Giltighetsdatum

• Filtrering efter ej signerade, ej lästa, senaste versioner, etc.

Detta ger en snabb, logisk och universellt förståelig struktur – oavsett vem som laddat upp dokumentet.

Smart e-signering – utan versionskaos

Den e-signeringstjänst som är inbyggd i Invono One är byggd för juridisk precision och effektivitet:

• Dokumentet byter aldrig plats. E-signeringen sker direkt i plattformen och är en del av dokumentets metadata.

• Du kan signera, följa upp, spara och arkivera dokument utan risk för felkopior, dubbletter eller missade versioner.

• Tydliga tidsstämplar och signerande parter sparas.

Du kan signera med:

• BankID

• Tvåstegsverifiering (2FA)

Metadata – gör dokumenten levande och användbara

Till varje dokument kan du koppla metadata såsom:

• Alternativa dokumentnamn

• Avtalsgiltighet och påminnelsedatum

• Tags för snabb filtrering

• Kommentarer från användare

• Roller och behörigheter

• Uppgifter som är delegerade till specifik person/roll

Detta gör att du inte bara "sparar ner" ett dokument – du aktiverar det.

Behörighetsstyrning – full kontroll, enkel administration

Behörighetssystemet i Invono One är:

• Logiskt uppbyggt

• Tydligt att administrera

• Flexibelt för både team, enskilda personer, externa parter

Det säkerställer att:

• Ingen obehörig får access

• Alla behöriga har korrekt åtkomst

• Administratörer snabbt kan justera tillgång

Kollektioner – smart hantering av dokumentgrupper

En ny funktion i Invono One är Kollektioner. Den gör det möjligt att:

• Skapa samlingar av avtal och bilagor

• Skicka stora dokumentpaket effektivt

• Dela dokument tidsbegränsat med externa eller interna personer

Detta är särskilt användbart vid due diligence, samarbetsprojekt eller onboarding av nya teammedlemmar.

Användningsområden – Exempel på hur kunder använder Invono One

• Avtalsreskontra – håll koll på alla avtal, förnyelser och ansvarsfördelning

• Datarum – skapa säkra ytor för externa intressenter vid investering eller försäljning

• Formalia – dokumentation av bolagsstämmor, emissioner, styrelseprotokoll

• Styrande dokument – GDPR, ISO, policies, instruktioner

• Personalhandböcker & rutiner – alltid tillgängligt, versionerat och spårbart

• Fullmaktshantering – skapa, e-signera och lagra fullmakter inför stämmor

• Delning till aktieägare – årsredovisningar, VD-brev, emissionsdokument

• Koncernstruktur – delade dokument mellan moderbolag, dotterbolag, rådgivare

Slutsats – framtidssäkra er dokumentstruktur

Med Invono One får ni ett system som:

• Minskar risken för fel

• Sparar tid

• Förbättrar samarbetet

• Ökar säkerheten

• Klarar växande krav och växande bolag

Vi har byggt Invono One för att ni aldrig ska behöva växa ur systemet. Istället ska ni växa med det.

Vad är dokumentkollektioner i Invono One?

Dokumentkollektioner är en smidig och säker lösning för att dela flera dokument, stora filer eller kompletta avtalspaket – utan att riskera att något fastnar i mottagarens mejlfilter eller bryter mot GDPR.

Med ett par klick skapar du en tidsbegränsad nedladdningslänk som skickas till en eller flera mottagare. Enkelt, kontrollerat och kraftfullt.

Vad kan du göra med Kollektioner?

1. Slå ihop flera PDF:er till ett enda dokument

Perfekt för t.ex.:

• Ett avtal med bilagor

• Ett mötesprotokoll med bilagor

  (t.ex. från bolagsstämma)

Du styr själv ordningen på dokumenten och laddar därefter upp hela filen till dokumentmodulen för t.ex. e-signering.

2. Skicka stora filer utan att de fastnar i mejlfilter

Ett vanligt problem – särskilt med:

• Prospekt, årsredovisningar, bildmaterial

• Teknisk dokumentation

• Tunga presentationsfiler

Med kollektioner skapas en säker länk som mottagaren kan öppna när det passar, utan risk att mailet blockeras.

3. Skicka kollektioner med många dokument i olika format

Istället för att bifoga 10–20 dokument i ett mejl (som riskerar att:

• bli rörigt

• krascha system

• bli för tungt)

…så samlar du allt i en kollektion och skickar en enda länk.

4. Säker delning av känsligt material – GDPR-säkrat

Du kan:

• Begränsa tidsperiod för åtkomst

• Kontrollera vem som har tillgång

• Undvika att mejla känslig information (t.ex. personnummer)

Smart e-signering innebär att du signerar viktiga dokument digitalt, säkert och utan att behöva flytta dem mellan olika system. I Invono One sker detta direkt i dokumentmodulen – med BankID eller 2FA – och dokumentet förseglas efter signering.

Digital signering minskar fel, sparar tid och ökar säkerheten. Invono One erbjuder en egenutvecklad lösning som inte bara är enkel att använda utan också anpassad för juridiska behov, GDPR och avancerade arbetsflöden som kräver sekventiell signering.

Smart e-signering i Invono One – En professionell, säker och effektiv lösning

Signering av dokument är en central del av bolagsstyrning och affärsjuridik. Traditionellt har detta varit ett manuellt, tidskrävande och ibland osäkert moment. Med Invono One:s egenutvecklade e-signeringstjänst har processen moderniserats – utan att tumma på juridisk säkerhet.

Så fungerar smart e-signering i Invono One:

1. Ladda upp PDF-filen i dokumentmodulen.

2. Välj vilka personer som ska signera – privatpersoner eller firmatecknare för bolag.

3. Signering sker på sekunder via:

   1. BankID

      (för svenska användare), eller

   2. 2FA – engångskod till mejladress.

4. När alla parter signerat:

5. Dokumentet förseglas.

6. En länk till den signerade versionen skickas till berörda.

7. Signaturen sparas som metadata – dokumentet ligger kvar där det laddades upp, med oförändrade taggar och behörigheter.

Varför är detta smartare än andra lösningar?

• Dokumentet byter aldrig plats – ingen risk för versionskaos.

• Maskeringsfunktion – du styr hur mycket av personnummer som syns på signerade kopior, viktigt vid extern delning.

• Förhandsgranskning och enkel överblick – du ser i realtid om dokumentet är signerat, ligger för signering eller om påminnelse ska skickas.

• Verifieringsfunktion – du kan när som helst droppa ett signerat dokument på Invonos verifieringssida för att kontrollera äktheten.

• Helt integrerat i dokumentmodulen – ingen extern plattform krävs.

Kunddrivna funktioner – vi utvecklar efter behov

Funktionerna som lanseras under hösten är utvecklade efter direkta kundönskemål:

1. Sekventiell signering i flera steg

Möjliggör avancerade signeringsflöden. Exempel:

• Årsredovisning

  signeras först av CFO/VD

• Sedan av styrelseledamöter

• Till sist av revisor

Du skapar enkelt olika signeringsgrupper – varje grupp aktiveras först när föregående grupp har signerat.

2. Automatisk radering efter x dagar

För dokument där GDPR kräver begränsad lagringstid – exempelvis KYC-dokument eller tillfälliga fullmakter – kan du ange att det signerade dokumentet ska tas bort automatiskt.

3. Smarta regler för firmateckning

För bolag där det krävs två firmatecknare:

• Invono One känner automatiskt av vilka som har signeringsrätt

• Om bara en person är registrerad, används denna

• Annars väljs firmatecknarna automatiskt vid signering

Personlig anpassning för bolag och ägare

• Aktieägare kan själva ange sina kontaktuppgifter

• Även bolagskonton kan uppdateras direkt på aktieägarens metadata

• Möjliggör korrekt inbjudan till emissioner, stämmor och signeringar

Användningsområden – exempel på dokument som kan e-signeras:

• Aktieägaravtal

• Protokoll från bolagsstämma

• Fullmakter

• Årsredovisningar

• Emissionsbeslut

• Kallelser

• Anställningsavtal

• Samarbetsavtal

• Utdelningsunderlag

Vi utvecklar tillsammans med dig

Invono One är en plattform skapad av användarnas behov. Vi är små, snabba och egenutvecklade – vilket betyder att vi snabbt kan implementera funktioner som gör verklig skillnad i din vardag.

Har du behov – hör av dig. Vi älskar att lösa problem tillsammans med våra kunder.