Styrelserummet

En styrelseportal som
utvecklar och effektiviserar styrelsearbetet!

Portalen är i betaversion och innehåller ännu inte alla de funktioner vi beskriver på vår webbplats.
Kontakta oss via formuläret längst ned på sidan för aktuell status.

Vår styrelseportal – Styrelserummet – är en ny generation av styrelseportaler. Den används av styrelsemedlemmar före, under och efter styrelsemötet genom att de inloggade skapar och delar kallelser, informationsmaterial, mötesanteckningar och protokoll med varandra. På så sätt kan de enkelt samarbeta och dela information digitalt och säkert istället för att skicka det med e-post.

Det finns många argument för att en styrelse skall använda en digital styrelseportal. Några exempel är:

  • Förenkla distributionen av styrelsematerial
  • Slippa skicka känslig information via e-post
  • Samla och spara styrelsematerial säkert på ett och samma ställe
  • Snabb och enkel tillgång till styrelsematerialet
  • Enkelt att hantera versioner av kallelser och material
  • Tidigare mötesmaterial på samma plats

Vår digitala plattform Portalen har lösningar för alla dessa argument. Och fler därtill. Dessutom kan den som har flera bolagsengagemang – styrelse, ledningsgrupp, investerare eller aktieägare – få tillgång till alla sina olika engagemang genom en enkel inloggning med BankID (eller med tvåstegsautentisering). Givetvis krävs det att bolagen finns registrerade på vår Portal. Du kan bjuda in dem att prova gratis i 30 dagar!

 

Styrelserummet

I Portalens Styrelserum kan medlemmarna skapa, dela och samarbeta gällande:

  • Information till styrelsemötet
  • Agenda med mötespunkter
  • Kallelse (automatisk e-postkallelse)
  • Presenterare av punkt på agendan
  • Ladda upp dokument – kopplat till mötespunkten
  • Mötesnoteringar för respektive punkt på agendan
  • Informations-, diskussions- eller beslutspunkt
  • Agendapunktens resultat utifrån mötets beslut
  • Aktivitetslista – punkter kopplade till deltagare
  • Protokoll – mötesnoteringar autogenereras till ett utkast som kan justeras i efterhand

 

Dokument

Som styrelsemedlem har du också tillgång till Portalens Bolagsrum och bolagets dokument. Dokumenten kan laddas upp till huvudkategorier som:

  • Avtal
  • Affärsplaner
  • Styrande dokument
  • Rapporter
  • Ägarhandlingar

Varje kategori har sedan förslag på olika typer av dokument. Under Styrande dokument finns till exempel:

Bolagsordning

  • Arbetsordning
  • VD-instruktioner
  • Attestinstruktioner

 

Portalen innehåller även ett Ledningsrum med motsvarande funktioner. Att både ledningsgrupp och styrelse arbetar i Portalen – i skilda delar med olika behörighet – på samma strukturerade sätt, skapar samsyn, förståelse och trygghet.

Mer om styrelseportaler

Styrelseportaler såg dagens ljus för drygt ett decennium sedan och användes från början av stora börsnoterade bolag med professionella styrelser för att framför allt förenkla, effektivisera och kvalitetssäkra hanteringen av styrelsematerial. För organisationer som inte använde en styrelseportal var övergången från papper och post till användandet av filer och e-post en stor digital utveckling av styrelsearbetet. När sedan möjligheten att dela dokument via digitala molntjänster växte fram började fler känna sig bekväma med att inte ha alla dokument på sin egen dator.

Idag har den allmänna kunskapen om – och användandet av – appar och digitala enheter gjort att mognaden även i organisationer har ökat. Fler och fler bolag väljer att digitalisera fler och fler processer i bolagen. Styrelseportaler är bara ett exempel.

Är en styrelseportal något för oss?

Känner du att ordning-och-reda och engagemang är något som kan underlätta och förbättra ert styrelsearbete är svaret: Definitivt! Kan du dessutom svara ja på några av nedanstående frågor är det självklart att ni skall ha en styrelseportal.

  • Har ni en extern styrelse?
  • Sitter medlemmarna i mer än en styrelse?
  • Tycker ni att e-post känns osäkert att använda för att skicka konfidentiellt material?
  • Har ni mycket styrelsematerial?
  • Tycker ni att versionshantering är besvärligt?

Eller påståenden/frågor liknande dessa:

  • “När skickades materialet?”
  • “Jag kan inte hitta mailet med materialet!”
  • “Vad hade jag för lösenord till molntjänsten?”
  • “Är förra protokollet signerat?”
  • “Var finns presentationsmaterialet från mötet vi hade förra året?”

Change Management?

Att börja använda en styrelseportal betyder inte en förändring av styrelsearbetet. De flesta företag väljer en styrelseportal för att effektivisera möten och distribution men får på köpet en effektivisering av styrelsearbetet, för att:

  • Samarbete skapar delaktighet
  • Bättre förberedelser ger kortare möten
  • Ordning-och-reda på information och dokument skapar grund för bättre beslut

Invonos support hjälper

Beroende på ledamöternas digitala mognad kan det givetvis vara en mer eller mindre hög tröskel med att gå från filer och PDF:er till ett helt digitalt tänkande. De bolag som väljer Invonos Portal får hjälp av en professionell support. Vi finns tillgängliga för både bolagens Adminstratör och de enskilda ledamöterna.

Jag vill veta mer om ert Styrelserum!

Vi kommer att behandla de uppgifter du lämnar i enlighet med vår
Policy för personuppgifter.