Dela digitala dokument

Minimera tid och resurser.
Öka effektivitet och lönsamhet

Att distribuera digitala dokument är enkelt. Men att dela digitala dokument och samverka med andra i en digital miljö kan vara en anledning till huvudvärk. Orsakerna kan bland annat vara GDPR, lagring, versionshantering och att hitta rätt bland mappar på ostrukturerade servrar. Samt att inte förglömma säkerheten.
 
Invonos tjänst Portalen erbjuder en säker lösning för att ladda upp, lagra, kategorisera, tilldela attribut och behörighet vid delning av dokument inom och utom organisationer – tex styrelse, ledningsgrupp, investerare och revisor. I vissa fall ersätter Portalen behovet av dokument helt och hållet, tex för mötesagenda, mötesprotokoll och aktiebok.

Digitala dokument

Begreppet Det papperslösa kontoret introducerades redan på 1970-talet som en stor nyhet men så sent som 2013 låg produktionen av papper fortfarande på ca 64% av toppnoteringen år 2007. Så att förändra ett betende tar tid även om tekniken finns. Spridning av information via papper må minska men produktion och spridning av digitala dokument ökar däremot lavinartat.
Fördelen att ha dokument i digital form behöver knappast förklaras, men med digitala dokument följer också en annan typ av säkerhetsfrågor. Osäkra lösenord, delade konton och felkonfigurerade säkerhetsnivåer är både vanligare och värre än vad många tror. För ett bolag kan det vara ödesdigert om fel information läcker ut.
Med vår tjänst Portalen löser du säkerhetsfrågor som kan förekomma vid delning av digitala dokument.
  • Säker inloggning med BankID
  • Roll- och individanpassad behörighet
  • Taggning och kategorisering som skapar ordning.-och-reda

Säker inloggning
med BankID

För åtkomst till delade dokumenten loggar användaren in med BankID. Samma säkra system som används av banker och myndigheter i Sverige. För användare som inte har BankID – t ex utländska medborgarefinns även sk tvåfaktorsautentisiering – 2FA – dubbelkoll för säker inloggning.

Roll- och
individanpassad behörighet

Personer som bolgets administratör bjuder in till Portalen tilldelas en roll. Rollen ger användaren behörighet till mappar med dokument. I mappar kan man också ge behörighet till dokument på individnivå.
Vid skapande av ett bolagskonto finns det fördefinierade roller som är klara att använda.

Taggning och
kategorisering

Var hittar jag dokumentet? Problemet med alla hierarkiska mappstrukturer är att användare tänker olika. I Portalen kan du ladda upp digitala dokument i traditionella mappar. Men för att andra enkelt skall hitta dokumentet har du möjlighet att tilldela kategorier och taggar så att de enkelt kan filtrerar fram dokument.

Sluta maila, börja dela!

E-post är fantastiskt på många sätt, men inte när det kommer till fildelning och säkerhet.
  • Versionshantering – Dokument som uppdateras måste mailas igen vid ändring. Och igen, och igen…
  • Mångdubbel lagring – Dokument som öppnas i mailprogram finns sedan i mailet, lokalt på din dator och i molnet.
  • Mail som inte kommer fram – För stora bilagor eller mottagarens brevlåda är full.
Genom att spara dokumenten i Invonos Portalen och dela dem digitalt, har alla behöriga alltid tillgång till den senaste versionen.
I vissa fall eliminerar Portalen behovet av dokument helt och hållet.