Möten ledning och andra team

Mötesmodulen  i INVONO One  används av medlemmarna i företagets mötesgrupper före-, under- och efter mötet genom att de inloggade skapar och delar kallelser, informationsmaterial, mötesanteckningar och protokoll med varandra. På så sätt kan de enkelt samarbeta och dela information digitalt istället för att skicka kallelser och protokoll med e-post, och samla mötesmaterialet på en server.

 

Undersökningar visar att allt fler upplever att de har för många möten på jobbet. Bara 46% tycker att mötena är effektiva. Mängden möten gör att det finns dåligt med tid att förbereda sig eller att sammanfatta det senaste mötet. Det skapar stress och frustration.

Därför är det viktigt att förenkla processer före, under och efter mötena. Det gör man enkelt genom att använda mötesmodulen i INVONO One. På så sätt får och kan ni:

  • Samla och spara mötesmaterial på en gemensam plats
  • Bättre förberedelse då agenda och mötesmaterial är synkroniserat
  • Snabb och enkel tillgång till mötesmaterialet
  • Enkelt att hantera versioner av kallelser och material
  • Föra mötesanteckningar digitalt
  • Protokoll – mötesnoteringar autogenererar ett utkast från som kan vidareförädlas
  • Tidigare mötesmaterial på samma plats

Mötesmodulen är en del av Invono One™ och inloggning sker med BankID eller med tvåstegsautentisering. Den som sitter i både ledningsgrupp och styrelse – och kanske är aktieägare – får därmed tillgång till sina olika engagemang med en enda inloggning. Givetvis krävs det att bolagen finns registrerade i INVONO One.

 

Modulen möten

I INVONO One kan medlemmarna skapa, dela och samarbeta gällande:

  • Basinformation för styrelsemötet
  • Agenda med mötespunkter
  • Kallelse (automatisk e-postkallelse)
  • Presenterare av punkt på agendan
  • Ladda upp dokument – kopplat till mötespunkten
  • Mötesnoteringar för respektive punkt på agendan
  • Informations-, diskussions- eller beslutspunkt
  • Agendapunktens resultat utifrån mötets beslut
  • Aktivitetslista – punkter kopplade till deltagare
  • Protokoll – mötesnoteringar autogenererar ett utkast från som kan vidareförädlas

 

Dokument

Som medlem i ett mötesteam kan du även ha tillgång till modulen Dokument. Bolagets administratör ger teamet olika rättigheter till dokument– allt från Visa endast till Visa och ändra utan begränsningar. Typer av dokument är:

  • Avtal
  • Affärsplaner
  • Styrande dokument
  • Arbetsordning
  • VD-instruktioner
  • Attestinstruktioner
  • Rapporter
  • Ägarhandlingar
  • Bolagsordning

 

Uppgifter

I en mötesgrupp behövs någon form av aktivitetslista/att-göra-lista. I många fall är det en excel-lista som ligger på bolagets server och i bästa fall uppdateras vid styrelsemöten. I mötesmodulen i INVONO One nyttjas en annan av modulerna – Uppgiftsmodulen. Det innebär att en uppgift som tilldelats en deltagare även visas i Mitt kontor när deltagaren är inloggad.

INVONO One kan användas för möten av flera olika grupper/team i företaget – styrelse, ledning, försäljnings-, marknads- och ISO-möten är bara några exempel

Genom att använda ett och samma system effektiviseras alla möte i bolaget genom att alla möten genomförs på samma strukturerade sätt. Vilket skapar samsyn, förståelse och trygghet.

INVONO One™

Digital Aktiebok, Styrelseportal eller Datarum? Du behöver inte välja. Alla moduler ingår och kan användas var för sig eller tillsammans. Du skapar enkelt ett bolagskonto som är gratis för tre personer att använda. Med ett bolagskonto kan du sedan skapa en digital aktiebok med obegränsat antal aktieägare i. Också det gratis!

Mitt Kontor  ⋮

Logga in med BankID och överblicka alla dina engagemang!

Möten  ⋮

Digitala funktioner för alla steg i styrelsens och ledningens mötesprocess.

Ägande  ⋮

Bolaget skapar en digital aktiebok och bjuder in aktieägarna att ta del av den och relevanta dokument.

Uppgifter  ⋮

Alla dina-, styrelsens- och teamets uppgifter på ett och samma ställe!

Dokument  ⋮

Datarum för avtal, rapporter, mötesmaterial och annan viktig dokumentation.

E-signering  ⋮

E-sinering av dokument och protokoll. Säkert, snabbt och enkelt.