Tidseffektiva möten
i hela organisationen 

• Administratören kan enkelt förbereda information, agenda, mötesmaterial och uppgifter.
• Därefter bjuda in medlemmarna som notifieras, loggar in, och har tillgång till allt som rör mötet.
• Behöver något justera eller kompletteras notifieras medlemmarna om det.
• Osäkra mail med stora bilagor – i flera omgångar – är ett minne blott.

Sekreteraren

• Kan justera agendan, föra protokollanteckningar – ligger till grund för protokollet – och tilldela medlemmar uppgifter i digitala att-göra-listor.

Medlemmarna

• Medlemmarna ser sina uppgifter i Mitt Kontor.
• Alla mötesdeltagare kan öppna mötesdokument, föra sina egna privata anteckningar till respektive mötespunkt och öppna tidigare protokoll.
• Tillsammans med protokollet ser de dokument, uppgifter och sina egna privata anteckningar.

Sekreteraren

• Kompletterar vid behov protokollanteckningarna
• Ber om feedback från utvalda medlemmar
• Notifierar utvalda medlemmar om att signera protokollet med BankID

Alla mötesdeltagare

• När protokollet är signerat publiceras det med automatik och alla deltagarna blir notifierade.
• Öppna protokollet och se de dokument och uppgifter samt sina egna privata anteckningar.

Det sägs att dåliga möten är dyra och stressande. En risk för både lönsamhet och människa. Därför är det viktigt att du avsätter tid i din kalender för att planera mötet och tänka ut ett tydligt syfte och mål. Med INVONO One har både administratör och mötesmedlemmar en gemensam pedagogisk plattform som förenklar förberedelsefasen, sparar tid och ökar möjligheten att uppnå mötesmålen.

Utgå från en mötesgrupp och mötestyp när du startar ett nytt möte.

• INVONO One kan användas av flera olika grupper i företaget.
• När ett bolagskonto startas skapas default mötesgrupperna Styrelse och Ledning men du kan skapa egna mötesgrupper för t ex grupperna/teamen ISO, IT, försäljning och marknad.

Allmän information om mötet som läggs in under fliken INFO skickas ut med e-post till deltagarna tillsammans med agendan. 

• Datum & tid
• Plats (karta Google maps)
• Anteckningar och
• Mötesmål

Under fliken DELTAGARE väljer administratören de deltagare som ska delta.

• I en listan visas de personer som tillhör det team/mötesgrupp som mötet är skapat för
• Det går även att bjuda in deltagare som är: medlemmar i ett annat team, externa personer utanför företaget och personer som är aktieägare och finns i den digitala aktieboken.
• Nu går det att bjuda in deltagarna direkt men det vanligaste är att först göra agenda och ladda upp material innan inbjudan skickas ut.

Administratören skapar under fliken AGENDA mötespunkter med information om bland annat presentatör och planerad tidsåtgång.

• Till respektive mötespunkt kan du även ladda upp och koppla bilagor samt skapa uppgifter som du tilldelar en mötesdeltagare.

Under fliken DOKUMENT visas de bilagor du laddat upp till respektive mötespunkt – med information om vilken punkt de tillhör.

• Här kan du även ladda upp dokument som är generella för mötet och inte tillhör någon mötespunkt.

Under fliken UPPGIFER visas de uppgifter som skapats till respektive mötespunkt.

• Den som tilldelats en uppgiften ser uppgiften ser den direkt i Mitt Kontor.

När önskad information är inskriven och uppladdat är det lämpligt att skicka iväg inbjudan.

• Deltagarna får då e-post med den allmänna informationen och agendan. De kan nu logga in och se mötesmaterial, skriva kommentarer och förbereda sig inför mötet
• Det går även att komplettera e-postmeddelandet med ytterligare information
• Deltagarna kan med en knapptryckning avböja eller bekräfta sitt deltagande
• Vid förändringar i mötet uppmanar INVONO One administratören att skicka uppdaterad information till deltagarna.

Undersökningar visar att omkring hälften av alla möten är slösmöten. Svenska företag och organisationer förlorar 170 miljarder kronor per år på ineffektiv mötestid. Kostnaderna är tre gånger mer än vad sjukskrivningar kostar svenska arbetsgivare. Dessutom skapar slösmöten stress och frustration hos medarbetare. Att gemensamt och tydligt i INVONO One se mötespunkter markeras som avslutade är för alla deltagare tillfredställande.

Förändringar – Endast sekreteraren kan gör förändringar i de olika flikarna när mötet väl är startat. Dock kan alla medlemmar föra sina privata anteckningar hela tiden.

Resultat mötespunkter – Markerar efterhand de mötespunkter som är avklarade med beslut

Protokollanteckningar – För protokollanteckningar direkt under respektive mötespunkt. När mötet är avlutat skapas ett utkast till protokoll där sekreteraren kan renskriva anteckningarna.

Privata anteckningar – Sekreteraren kan även föra sina egna privata anteckningar före under och efter mötet.

Föregående protokoll – Öppna föregående protokoll i egen flik för gemensam genomgång. Varje deltagare kan om så önskas öppna det protokollet i sen egen enhet.

Privata anteckningar – Alla medlemmar kan föra sina egna privata anteckningar direkt i INVONO One – före under och efter mötet.

I den här fasen är nog tidsbesparingarna med en digital mötesplattform som INVONO One som störst. Dessutom är processen kring signeringen av mötesprotokoll både snabbare och tryggare – genom e-signering med BankID – än vid en traditionell mötesprocess. Innan protokollet publiceras kan sekreteraren när som helst ändra och justera i protokollet.

Anteckningar ➜ protokoll – Sekreteraren justerar sina anteckningar och skapar snabbt ett färdigt protokoll/utkast.

Feedback – Sekreteraren har möjlighet att notifiera utvalda mötesmedlemmar och be dem återkomma med feedback. Feedbacken lämnas direkt i INVONO One i en protokollvy med dokument, uppgifter och medlemmens personliga anteckningar.

Signering BankID – Sekreteraren har möjlighet att notifiera utvalda mötesmedlemmar och be dem att signera protokollet med BankID. När de utvalda medlemmarna signerat,  publiceras det automatiskt och medlemmarna notifieras direkt.

Publicera – Sekreteraren väljer när protokollet ska publiceras. Omgående efter mötets sista punkt är klar, efter feedback och/eller signering med BankID.

Notifiering – När sekreteraren valt att publicera protokollet blir det tillgängligt för medlemmarna som var med på mötet och de som tillhör mötesteamet men inte var med på mötet.

Notifiering – När sekreteraren publicerat protokollet får alla mötesdeltagarna notifiering via e-post.

Protokoll – Deltagare och övriga medlemmarna i teamet kan logga in och se protokollet i en protokollvy, öppna det och/eller skriva ut det.

Dokument – I protokollvyn visas även de dokument som laddats upp till mötet.

Uppgifter – I protokollvyn visas också de uppgifter som skapades före- och under mötet. Medlemmarna kan även se de uppgifter de tilldelats som inloggade i ”Mitt kontor”.

Privata anteckningar – I protokollvyn visas även medlemmens privata anteckningar för respektive mötespunkt.

Frågor och svar

Hur fungerar ett digitalt möte?

Ett digitalt möte fungerar exakt likadant som ett vanligt möte förutom att man inte ses rent fysiskt. Att använda INVONO One för alla typer av möten är säkert, enkelt och kostnadseffektivt. Oavsett om det gäller ett formellt styrelsemöte i det noterade bolaget eller det informella mötet i en kommitté.

Varför bör mitt företag använda INVONO One?

Att använda INVONO One för alla typer av möten är säkert, enkelt och kostnadseffektivt. Oavsett om det gäller ett formellt styrelsemöte i det noterade bolaget eller det informella mötet i en kommitté. Mötesmodulen kan även användas för att bjuda in till en bolagsstämma.